云顶国际

高校档案工作规范
????????
海南医学院院务委员、档案研究馆员? 黄东霞
?
高校档案工作规范
一、高校档案的定义
二、高校档案工作的依据
三、高校文件材料的归档范围
四、高校档案材料归档时间
五、档案的保管期限
六、高校文件材料的整理
七、高校档案的保管
八、高校档案工作服务的方向
?
档案的基本定义
p《中华人民共和国档案法》所称的档案,是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。
?
一、高校档案的定义
p高等学校档案(以下简称高校档案),是指高等学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学:蜕缁嵊斜4婕壑档母髦治淖、图表、声像等
不同形式、载体的历史记录。
?
二、高校档案工作的依据
p教育部和国家档案局制定了《高等学校档案管理办法》(第27号令),自2008年9月1日起施行,它是指导新时期新阶段高校档案工作科学发展的法规性文献。
?
三、高校文件材料的归档范围
DQ
XZ
XS
JX
KY
JJ
SB
类CP
CB
WS
CK
SX

注:不归档的文件材料
1、上级有关普发的(非专指高校)、不办的文件;
2、上级有关未定稿的文件;
3、重份文件;
4、无查考利用价值的事务性临时性文件;
5、非隶属单位抄送的不需要办理、也无参考价值的文件;
6、与校外单位交换来的材料;
以上不归档材料如认为必要,也可自行作资料暂存。
?
四、高校档案材料归档时间
p?学校各部门在次学年6月底前归档;
p各院系在次学年寒假前归档;
p科研类档案在项目完成后两个月内归档;
p基建类档案应当在项目完成后三个月内归档:
p财会类档案在会计年度终了后,可暂由会计部门保管一年,期满之后,应当由会计部门编制移交清册,移交本单位档案机构统一保管。
?
五、档案的保管期限
p党群、行政、外事等类档案定为
永久、定期(30年、10年);
p教学、科研、基建、仪器设备、产品生产、出版物、财会等档案定为
永久、长期、短期
?
六、高校文件材料的整理
(一)形成与积累
p年初各部门布置工作时,同时布置形成积累文件材料的任务。
p部门专、兼职档案员按档案归档范围和保管期限表分别积累文件材料,并定期进行整理。
p归档的文件材料应齐全完整
p字迹:蛞淄吮涞奈募应予复制
?
字迹材料要求
最耐久字迹材料:墨、墨汁、黑油墨(碳黑)、? 碳素墨水
较耐久字迹材料:彩色油墨、红印泥、蓝黑墨水、铁盐晒图线条
不耐久字迹材料:各种彩色墨水(酸性染料 )圆珠笔、 复写纸、印台油、重氮盐晒图线条、石墨铅笔、彩色铅笔
?
新型字迹材料
p静电复印字迹材料是墨粉—较耐久字迹材料
p激光打印字迹材料是炭黑—较耐久字迹材料
p喷墨打印不能作为档案字迹采用
p热敏传真字迹—不耐久字迹材料
?
限时消灭档案未整理现象
p2011年全国档案工作主要任务之一
p进一步加强档案整理工作
p必须限时彻底消灭积存零散档案未整理的现象
p确保所有档案编目准确
p家底清楚
p整齐规范
p调阅方便
?
(二)整理方法
装订 → 分类 → 排列 → 编号 → 编目 → 装盒
?
装订
p归档文件一般以每份文件为一件
p按件装订
p统一在左侧装订
p要求文件材料左、下侧边整齐
?
分类
p各类档案为一级类目,每类可分为二级类目
p归档文件采用
年度—问题(类目)—保管期限分类法
先将归档文件按其形成年度分类,每个年度下按问题分类,再在问题下按保管期限分为永久或定期。
?
排列
p归档文件应在分类方案的最低一级类目(即:保管期限)内,按事由结合时间、重要程度等排列。会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。
?
编号
p归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号,即在同一保管期限内按文件排列顺序编号,在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。
全宗号
归档年度
室编件号
问题
保管期限
馆编件号
??
编目
p归档文件应依据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录。归档文件目录设置件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目。
?
归档文件目录
2009-XZ11-Y
件号
责任者
文号
题名
日期
页数
备注
?
?
?
?
?
?
?
?
装盒
p将归档文件按室编件号顺序装入档案盒,并填写档案盒封面、盒脊及备考表项目。不同保管期限的归档文件不得装在同一盒内。档案盒统一使用由省档案局监制的硬纸盒。
?
备考表
p备考表置于盒内文件之后,并填写表内项目内容,其中盒内文件情况说明:填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。
?
七、高校档案的保管
(一)排架
自上而下,从左到右竖立排放;
同一保管期限内,按件号顺序,先排永久,后排30年,再排10年。
?
(二)保管
库房内的温度应控制在14℃-24℃之间,相对湿度应控制在45%-60%之间。
?
八、高校档案工作服务的方向
p为学校师生及社会提供档案信息服务
p为社会利用档案创造便利条件
p设立专门的阅览室
p编制必要的检索工具
p提供开放档案目录
p计算机查询系统
p举办档案展览、陈列
p建设档案网站等等
发布:杨少霞
云顶国际-云顶国际登录官网